Offergeld beschleunigt Abrechnung mit Contract and Billing

Als zukunftsorientierter Logistikdienstleister arbeitet Offergeld kontinuierlich daran, die operativen Prozesse zu verbessern. Das Lagermanagement optimierte das Unternehmen bereits 1994 mit dem Lagerführungssystem LFS der EPG. Beim Abrechnungs- und Vertragsmanagement gab es allerdings noch viele manuelle Prozesse. Vertragsdetails mussten händisch erfasst und mit Excel-Tabellen übertragen, die Daten für die Abrechnung mühsam aus dem System zusammengesucht werden. Der Zeitaufwand für die Mitarbeiter war entsprechend hoch.

Das Unternehmen suchte daher nach Möglichkeiten, die zahlreichen manuellen Schritte bei der Rechnungsstellung zu vereinfachen und zu automatisieren. Ziel war eine durchgängig digitale und fehlerfreie Abrechnung aller Logistikdienstleistungen, die das Unternehmen für seine Kunden erbringt. Die Entscheidung fiel auf Contract and Billing (CnB), das Finance & Controlling System der EPG, das sich nahtlos in LFS integrieren lässt. „Die Lösung ist die perfekte Ergänzung zum bestehenden System und bietet alle Funktionen, die unsere Mitarbeiter benötigen. Ein wichtiges Argument war für uns auch die räumliche Nähe zur EPG und die gute Zusammenarbeit in der Vergangenheit,“ erklärt Bernd Eigelshoven, verantwortlicher IT-Service-Mitarbeiter bei Offergeld, zur Entscheidung für CnB.Die Lösung

CnB ist eine Komplettlösung für das digitale Vertrags- und Abrechnungsmanagement. Das Tool stellt Module für alle Arbeits- und Prozessschritte zur Verfügung: von der Gestaltung der Kundenverträge über die Leistungserfassung bis hin zur automatischen Rechnungsstellung. Sämtliche Lagerbewegungen, die über LFS getrackt werden, lassen sich dabei in das Tool übertragen – ob Wareneingang, Umlagerungen oder Kommissionierung. CnB ordnet die Leistung automatisch den richtigen Vertragskonditionen zu. Anschließend erfolgt die Rechnungsstellung digital und automatisch. Auf diese Weise bildet die SaaS-Lösung die Schnittstelle zwischen operativer Ebene und elektronischer Buchhaltung und schafft mehr Transparenz im gesamten Prozess.

Die Ergebnisse

Offergeld nahm CnB im Mai 2022 am Standort Dormagen in Betrieb. Mit dem ersten Abrechnungslauf machten sich die Vorteile umgehend bemerkbar. Die Mitarbeiter benötigten viel weniger Zeit, da zahlreiche manuelle Schritte entfielen. Statt bisher fünf Tage dauerte es nur zweieinhalb Tage, bis sämtliche Leistungen für die Lagerkunden am Standort komplett abgerechnet waren. Der Kunde geht davon aus, dass sich dieser Zeitaufwand weiter reduzieren wird: „Wenn sich die Prozesse eingespielt haben, wird die monatliche Abrechnung vermutlich nicht länger als einen Tag dauern. Das stellt einen enormen Zeitgewinn dar und eine große Entlastung für die Mitarbeiter. Sie können sich mehr auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Und es muss nicht mehr wie zuvor ein LFS-Experte anwesend sein, um die Daten für die Abrechnung zusammenzusuchen. Wir sind daher auch flexibler bei der Personaleinsatzplanung,“ beschreibt Eigelshoven den Mehrwert der Lösung.

Durch die Automatisierung ist zudem gewährleistet, dass alle erbrachten Leistungen immer vollständig und korrekt abgerechnet werden. Um in diesem Punkt für Gewissheit zu sorgen, hatte Offergeld zuvor viel Zeit in manuelle Auswertungen und Kontrollen investiert. Diese entfallen nun weitgehend, was eine zusätzliche Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter bedeutet.

Nach dem erfolgreichen Start in Dormagen will Offergeld das Abrechnungssystem bis Ende 2022 auch am Standort Wustermark einführen. Geplant ist, CnB an insgesamt acht Standorten auszurollen. Dabei profitiert der Logistikdienstleister von dem Multistationskonzept, welches es erlaubt, das zentral gehostete System einfach um die neuen Standorte zu erweitern. Eine weitere Installation pro Standort ist so nicht erforderlich.