Potenziale entfalten mit transparentem Workforce Management

Workforce Management wird gerade im Zeitalter von Logistik 4.0 immer anspruchsvoller. Logistikunternehmen müssen immer komplexere Lieferanforderungen erfüllen und zugleich flexibel auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren können – und das mit den verfügbaren Ressourcen. Entscheidend ist dabei, die richtigen Mitarbeitenden mit den passenden Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. Um dies zuverlässig zu gewährleisten, ist eine präzise Vorausplanung erforderlich. Gleichzeitig müssen kurzfristige Anpassungen im laufenden Betrieb möglich sein. Das setzt sowohl eine langfristige Prognose der zu bearbeitenden Mengen und Aufträge als auch die Fähigkeit zur Erkennung kurzfristiger Schwankungen voraus. Workforce Planner benötigen zudem Transparenz über verfügbare Mitarbeitende, deren Qualifikationen und Einsatzzeiten. Diese Faktoren fließen in die Kapazitätsplanung ein und machen Abweichungen frühzeitig sichtbar – eine Basis, um sowohl die langfristige als auch die operative Einsatzplanung flexibel anzupassen.

Schluss mit intransparenter Einsatzplanung

Eine manuelle, abteilungsbezogene Einsatzplanung – etwa per Excel – liefert weder in angemessener Zeit noch in der erforderlichen Qualität optimale Ergebnisse. Zwar lassen sich Schwankungen in der Nachfrage erfassen, doch operative Änderungen müssen manuell nachgetragen werden. Zudem fehlt die Transparenz über die team- und abteilungsübergreifende Auslastung aller Logistikmitarbeitenden – die Grundlage für eine optimale Einsatzplanung. Hier setzt eine Workforce-Management-Lösung an, die direkt mit den operativen Systemen des Unternehmens verbunden ist und kontinuierlich mit aktuellen Daten arbeitet. Unternehmen, die bereits ein solches System nutzen, erkennen Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Situation in Echtzeit und können ihre Einsatzplanung sofort anpassen – sowohl strategisch als auch operativ. Durch die Anbindung an Systeme wie das Warehouse Management System (WMS) wird zusätzlich automatisch ermittelt, welche Prozessschritte für einzelne Aufträge notwendig sind. Das schafft laufend Transparenz für den bedarfsgerechten Personaleinsatz – mit dem entscheidenden Vorteil: die richtigen Mitarbeitenden mit den richtigen Qualifikationen sind genau dann und dort verfügbar, wo sie gebraucht werden.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die aktive Einbindung der Mitarbeitenden in die Planung – beispielsweise über Apps. Gerade im Wettbewerb um Fachkräfte wird Workforce Management damit zum Vorteil für Mitarbeitende, die so persönliche Präferenzen in die Einsatzplanung einbringen können. Das steigert Zufriedenheit und Bindung. Zukünftig wird zudem die Prognosegenauigkeit durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) kontinuierlich verbessert: Historische Auftragsdaten werden genutzt, um künftige Anforderungen noch präziser vorherzusagen – sowohl für die mittelfristige als auch die langfristige Planung.

Integrierte Lösungen im Warehouse Management

Damit Workforce Management Software ihr Potenzial voll ausschöpfen kann, muss sie nahtlos mit dem WMS verknüpft sein. So werden prozessrelevante Daten direkt verfügbar. Hier lohnt es sich, auf die Expertise eines WMS-Spezialisten wie der Ehrhardt + Partner Group zu setzen: Neben der WMS-Kernkompetenz fließen tiefes Prozess-Know-how und Praxiserfahrung aus der Logistik in die Implementierung ein. Unabhängige Standalone-Lösungen bieten diesen Vorteil in der Regel nicht. Hier entstehen Mehraufwände durch fehlendes Prozesswissen beim Anbieter sowie durch komplexe Schnittstellenentwicklungen – mit dem Ergebnis höherer Projektrisiken und steigender Kosten.

Für Unternehmen, die Workforce Management schnell und effizient optimieren wollen, empfiehlt sich daher eine integrierte Lösung aus einer Hand: WFM-Software vom WMS-Anbieter selbst. Sie stellt die notwendige Transparenz sicher – sowohl für die langfristige Planung als auch für das operative Personalmanagement auf Basis der tatsächlichen Auftragslage.

Praxisbeispiel Fressnapf

Als langjähriger LFS-Kunde setzt die Fressnapf-Gruppe auch im Workforce Management auf die Vorteile einer integrierten Lösung. Bislang erfolgte die Einsatzplanung in drei deutschen Logistikzentren abteilungsbezogen – der Abgleich zwischen geplantem und tatsächlichem Bedarf war nur mit erheblichem Zusatzaufwand möglich. Ziel war es daher, den Personaleinsatz effizienter zu gestalten und den manuellen Aufwand zu eliminieren. Künftig sollen alle relevanten Prozessdaten abteilungsübergreifend und in Echtzeit verfügbar sein. Grundlage für eine bedarfsorientierte Planung bilden Prognosen der geplanten und der tatsächlich im WMS erfassten Kommissioniermengen. Ergänzend soll eine Mitarbeiter-App eingeführt werden, die eine schnelle, transparente Aufgabenverteilung und stärkere Einbindung der Belegschaft ermöglicht.

Sorgfältige Partnerwahl

Zur Auswahl des passenden Technologiepartners prüfte Fressnapf im Sommer 2018 den Markt für Workforce-Management-Lösungen. EPG setzte sich mit LFS.wfm durch – nicht zuletzt, weil die Lösung komplexe Szenarien mit zahlreichen Einflussfaktoren zuverlässig abbilden kann. Referenzprojekte im Luftfahrtsektor überzeugten zusätzlich: Dort sind kurzfristige Ereignisse wie Verspätungen oder Flugausfälle an der Tagesordnung, sodass maximale Flexibilität erforderlich ist. Diese Erfahrung überträgt EPG nun gemeinsam mit Fressnapf auf die Logistik.

Echtzeit-Transparenz im Personaleinsatz

Mit LFS.wfm visualisiert Fressnapf dynamisch die Ressourcenverfügbarkeit. Berücksichtigt werden aktuelle Auftragsvolumina, Schichtpläne sowie die Qualifikationen der Mitarbeitenden. Über die Anbindung an LFS.wms weiß das System jederzeit, welche Mengen in welchem Zeitraum in welchen Lagerbereichen bearbeitet werden müssen – inklusive kurzfristiger Spitzen. Diese Informationen werden mit personalrelevanten Faktoren wie Anwesenheit, Qualifikationen, Leistungskennzahlen und Vertragsbedingungen abgeglichen. Das Ergebnis: maximale Transparenz für eine bedarfsorientierte Planung im Tagesgeschäft – inklusive der Möglichkeit, Mitarbeitende flexibel zwischen Abteilungen zu verschieben. Potenziell kritische Situationen lassen sich frühzeitig erkennen und vermeiden.

Mitarbeitende einbinden

Ein schneller Informationsfluss ist entscheidend, um Engpässe oder Überkapazitäten zu vermeiden. Deshalb führt Fressnapf eine Mitarbeiter-App ein, die direkt aus LFS.wfm gespeist wird. Sie zeigt z. B. Arbeitszeiten und Schichtpläne an und erleichtert die Kommunikation zwischen Belegschaft und Planungsteam.

Fazit: Effizienz steigern und Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen

Die enge Verzahnung von LFS.wfm mit LFS.wms und ergänzenden Tools wie einer Mitarbeiter-App schafft maximale Transparenz. Mitarbeitende werden dort eingesetzt, wo sie ihre Stärken optimal einbringen können – abgestimmt auf Qualifikation und Auftragslage. Der manuelle Planungsaufwand sinkt deutlich. Gleichzeitig eröffnet das System neue Möglichkeiten zur Mitgestaltung der Arbeitszeit, sodass betriebliche Anforderungen und private Bedürfnisse besser in Einklang gebracht werden.